Privacyreglement | Gedeelde Last

Inleiding

Dit Privacyreglement is van toepassing op de Gedeelde Last & Jeugd. Het privacyreglement ziet toe op de verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden binnen de Gedeelde Last & Jeugd.

Dit reglement is gebaseerd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Het doel van dit reglement is regels te geven voor een zorgvuldige registratie van persoonsgegevens. Dit reglement geeft regels met betrekking tot het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, bijwerken, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verwijderen en vernietigen van persoonsgegevens. Ook geeft dit reglement de regels die gelden ten aanzien van de meldingen die in bepaalde gevallen gedaan moeten worden van verwerkingen van persoonsgegevens bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

1.0 Begripsbepalingen

In aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens wordt in dit reglement verstaan:

de wet: Wet bescherming persoonsgegevens;
persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens binnen de organisatie;
bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
evident belang: een ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt of van anderen of de vrees daarvoor;
beheerder: de directie;
betrokkene: iedere natuurlijke persoon op wie een gegeven betrekking heeft;
ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
het College bescherming persoonsgegevens: het College dat de taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij of krachtens de wet bepaalde.

2.0 Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op zowel geautomatiseerde als handmatige verwerking van medische en niet-medische persoonsgegevens van cliënten van Gedeelde Last & Jeugd.

3.0 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door de Gedeelde Last & Jeugd heeft als doel: het verkrijgen van informatie, het systematisch vastleggen, het opslaan en ter beschikking stellen van gegevens ten behoeve van een goede uitvoering van preventie, zorg en nazorg aan cliënten.

4.0 Voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Persoonsgegevens worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld, als omschreven in art. 3.
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

de betrokkene voor de verwerking toestemming heeft verleend;

de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;

de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;

de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een evident[1] belang van de betrokkene;

de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;

de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de persoonlijke levenssfeer van degene van wie de gegevens worden verwerkt zwaarder weegt.

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, en betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden, tenzij de verwerking geschiedt door de Gedeelde Last & Jeugd in het kader van zijn hulpverlenende taak door hulpverleners, voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel het beheer van de betreffende instelling of beroepspraktijk, noodzakelijk is.

4.5 Bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of krachtens overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

5.0 Informatieplicht

De begeleider zorgt ervoor dat de cliënt wordt geïnformeerd over de identiteit van de verwerkende instantie en het doel van de verwerking. In de praktijk zal de betrokken begeleider de cliënt mondeling informeren.
De begeleider zorgt ervoor dat de cliënt wordt geïnformeerd over de persoonsgegevens die worden verwerkt en met welk doel, wat er met de gegevens gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en over het recht van de cliënt om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden. De begeleider dient zich ervan te overtuigen dat betrokkene over deze informatie kan beschikken. In de praktijk zal de betrokken begeleider de cliënt mondeling informeren en vergewist hij of zij zich ervan dat de cliënt de informatie begrijpt.
Indien de cliënt bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking op grond van bijzondere omstandigheden, wordt het bezwaar binnen vier weken na ontvangst beoordeeld.

6.0 Bewaartermijn

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften worden de in het dossier opgenomen gegevens omtrent de gezondheid van de cliënt gedurende 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf de dag dat ze zijn vervaardigd[2] of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit en worden daarna verwijderd en vernietigd.
Indien gegevens, onjuist dan wel onvolledig zijn opgenomen, draagt de verantwoordelijke begeleider zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De verwijderde gegevens worden vernietigd.

7.0 Toegang tot persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake, hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de door de beheerder aangewezen personen van de Gedeelde Last & Jeugd en de beroepsbeoefenaar die de gegevens verwerkt of diens waarnemer.

8.0 Verstrekking en uitwisseling van persoonsgegevens

De verstrekking en uitwisseling van persoonsgegevens is gebonden aan (wettelijke) regels. Op grond van Wgbo[3] en Wbp hebben GGD-medewerkers een beroepsgeheim of geheimhoudingsplicht. Persoonsgegevens worden in beginsel alleen met toestemming van betrokkene aan derden verstrekt.

Gegevens uit het cliëntdossier kunnen met veronderstelde toestemming worden gedeeld met rechtstreeks bij de behandeling betrokken medebehandelaars voor zover verstrekking van de gegevens noodzakelijk is voor een goede behandeling.

Daarnaast kunnen er bijzondere omstandigheden zijn waarin de zwijgplicht kan worden doorbroken wanneer daarvoor een evident belang[4] aanwezig is. Er moet in dat geval voldaan zijn aan de volgende vijf voorwaarden:

Is het mogelijk om toestemming van de cliënt te verkrijgen voor de gegevensverstrekking en zo ja, is alles in het werk gesteld om eerst toestemming van de cliënt te verkrijgen;
Er is een evident belang aanwezig, namelijk een ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt of anderen (of de vrees daarvoor) dat het doorbreken van de zwijgplicht rechtvaardigt;
Door het doorbreken van de zwijgplicht wordt het ernstige gevaar voor de gezondheid van de cliënt of anderen, voorkomen of beperkt;
Er is geen andere weg dan het doorbreken van het geheim om het ernstige gevaar voor de gezondheid van de cliënt of anderen te voorkomen of te beperken;
Alleen de noodzakelijke informatie wordt verstrekt.

9.0 Beveiliging

De begeleider draagt zorg voor de naleving van de wet en het reglement en treft daartoe voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

[1] Het begrip ‘evident belang’ is afgeleid van het begrip ‘vitaal belang’ uit de Wb. Een evident belang is: een ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt of van anderen of de vrees daarvoor

[2] De wet spreekt als aanvang van de bewaartermijn van ‘het moment waarop de gegevens zijn vervaardigd’. In het geval dat gedurende een behandelingsperiode verschillende stukken in het dossier komen (zoals bij het EKD en EPD), wordt i.p.v. het moment van vervaardiging, het ‘einde van de behandeling’ aangehouden als aanvang van de bewaartermijn.

[3] Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. De Wgbo legt de rechten en plichten vast van patiënten en hulpverleners.

[4] Een evident belang is: een ernstig gevaar voor de gezondheid van de cliënt of van anderen (of de vrees daarvoor).